Deine erste KI-Automatisierung ohne Code

Die erste Automatisierung soll eine wiederkehrende Klickstrecke ersetzen, nicht dein Geschäft führen. Der sicherste Einstieg ist eine Strecke, die du heute schon von Hand machst: eine Mail lesen, einordnen, einen Entwurf schreiben, die Zeile irgendwo notieren. Unten der Ablauf in Make, so dass am Ende ein Entwurf in deinem Postfach liegt und nichts versendet wird.

Was du vorher festlegst

• Ein Postfach und ein Label, zum Beispiel „Anfrage“. Nur Mails mit diesem Label starten den Ablauf. Alles andere bleibt unberührt.
• Drei Kategorien, die du wirklich nutzt. Zum Beispiel: neues Angebot, Bestandskunde, sonstiges. Mehr Kategorien machen den ersten Lauf unlesbar.
• Ein Sheet mit fünf Spalten: Datum, Absender, Betreff, Kategorie, Entwurf.
• Die Regel für den ersten Monat: Es wird ein Entwurf erzeugt, nie eine gesendete Mail.

Der Ablauf in Make

Lege ein Szenario mit vier Modulen an. Die Namen in Make ändern sich gelegentlich, die Reihenfolge nicht.

• Gmail: Watch emails, gefiltert auf das Label. Intervall 15 Minuten reicht.
• Ein KI-Modul (OpenAI, Claude oder das AI-Modul von Make): Eingabe ist Betreff plus Text. Ausgabe ist nur JSON, siehe Prompt unten.
• Google Sheets: Add a row, die Felder aus dem JSON in die fünf Spalten.
• Gmail: Create a draft, nicht Send an email. Empfänger ist der Absender, Text ist das Feld Entwurf.

Speichere und lass eine einzelne Testmail durchlaufen, bevor du den Schalter auf „aktiv“ stellst. Wenn das JSON kaputt ist, siehst du es an der Sheet-Zeile, nicht am Kunden.

Ordne die E-Mail einer Kategorie zu und schreibe einen Antwortentwurf.

Kategorien, nur diese: neues Angebot | Bestandskunde | sonstiges.
Antworte ausschließlich als JSON mit den Schlüsseln kategorie, entwurf.
Der Entwurf ist eine kurze Antwort auf Deutsch, höchstens 90 Wörter, mit einer Rückfrage, die du zum Antworten brauchst.
Erfinde keine Preise und keine Termine. Wenn der Preis fehlt, frage danach.
Keine Grußformel mit erfundenem Namen. Schließ mit dem Platzhalter [Name].

Betreff: {{betreff}}
Text: {{text}}

Was in der ersten Woche schiefgeht

Newsletter und Benachrichtigungen rutschen ins Label, wenn der Filter nur „nicht von mir“ ist. Eng das Label von Hand, bis der Ablauf eine Woche lang nur echte Anfragen sieht. Zweite Falle: das Modell schreibt einen Preis, den du nie genannt hast. Deshalb steht das Verbot im Prompt, und deshalb liest du den Entwurf, bevor er das Postfach verlässt. Dritte Falle: doppelte Zeilen, wenn Make die Mail bei einem Fehler erneut anfasst. Eine Spalte „Mail-ID“ im Sheet und ein Filter „nur wenn diese ID noch nicht existiert“ stoppt das.

Wann du einen Schritt weitergehst

Erst wenn du zehn Entwürfe hintereinander mit höchstens einem Satz Korrektur verschickt hast, ist ein automatisches Senden überhaupt ein Gespräch. Vorher ist der Entwurf der ganze Gewinn: du öffnest die Mail und drückst Senden, statt bei null anzufangen. Das sind oft zehn Minuten pro Anfrage.

Den ruhigen Einstieg ohne Tool-Dschungel hat KI-Automatisierung. Wenn aus dem einen Ablauf mehrere werden, geht es in Automatisierung Pro weiter, und sobald eine Aufgabe ohne dich zu Ende laufen soll, in KI-Agenten. Wer daraus ein Angebot macht, liest KI-Dienstleistungen, die sich heute verkaufen.